Les 6 thèmes incontournables pour cadrer efficacement son projet digital

Construire une expression de besoin suffisamment claire et détaillée qui permette de lancer votre projet digital sur de bons rails est un véritable défi. La définition de votre besoin sera la fondation même du projet, le socle à partir duquel vos équipes ou partenaire(s) établiront une recommandation viable, pertinente et surtout réaliste en termes de solution, ressources, charges et délais. Chaque expression de besoin reste spécifique au contexte, aux règles de gouvernance de l’entreprise et à la taille du projet. La clarté, la qualité et la cohérence des informations recueillies se révèlent souvent hétérogènes et insuffisantes, au risque de mener à l’échec.

Ainsi, sachant qu’une grande partie du succès d’un projet réside à la fois dans sa justification, sa bonne définition, sa compréhension et son adhésion, il est crucial d’allouer le temps et les ressources nécessaires à cette phase d’avant-projet, aussi appelée cadrage projet. Je vous partage six questions structurantes basées sur la méthode QQOQCP pour vous aider à mûrir votre réflexion et bien définir le périmètre de votre projet.

Pourquoi : la justification, les enjeux et les objectifs du projet digital

Quelle est la genèse de votre projet ? Quelle est sa raison d’être ?
Que vous apportera ce projet ? Quelle est sera sa proposition de valeur ? Quel problème résout-il ?
Quelle opportunité représente-t-il ?
À quels enjeux et objectifs votre projet doit répondre (quali et quanti) ?
Répond-il aux objectifs stratégiques de votre société (business, performance, image) ?
Quelles sont les attentes de votre direction en termes de résultats ?
Quels seront les critères pour juger de sa réussite ?

Autant de questions à vous poser pour définir aussi précisément que possible les objectifs attendus. Vous devez également vous assurer que ces objectifs soient spécifiques et mesurables. Si jamais vous réalisez que le projet ne répond à aucun besoin clair ou objectif, il n’a sûrement pas de raison d’être mené.

La raison d’être d’un projet sera différente selon les secteurs d’activité. Dans celui de la banque et assurance, un grand nombre de projets voient le jour en raison de contraintes externes, comme des évolutions règlementaires auxquelles il faut se conformer. Dans l’industrie, pour répondre à une politique de réduction des coûts et d’amélioration de la performance on pourra s’intéresser à la digitalisation des processus de la fabrication à la gestion des commandes et stocks. C’est en donnant un but valable et réalisable, que vous parviendrez également à motiver l’équipe projet dans la durée.

Quoi : la description du projet

Comment définissez-vous votre projet ?
Quel est son contenu et périmètre ? Ses limites ?
Quelle est la solution envisagée pour remplir les objectifs ? Quelles sont les éventuelles alternatives ?
Quels sont les livrables attendus ? Est-ce possible de les prioriser ?

Il est vrai que c’est un exercice difficile… Nous partons souvent d’une idée globale émise par le demandeur et devons atteindre un niveau de détail suffisant pour identifier au mieux les activités qui vont découler du besoin, ainsi que leur charge. Déterminer clairement les limites est essentiel, qu’elles concernent les fonctionnalités ou les services attendus, les cas d’usage, les processus, les organisations et systèmes d’informations impactés ou encore la technologie utilisée. Cette étape permet de réduire le risque de mauvaises surprises et de changements de cap, souvent coûteux, qui peuvent survenir en cours de projet. Pour ce faire, vous devez mûrir la réflexion autour du projet en organisant, par exemple, des entretiens et des ateliers de travail (collecter des informations, confronter les idées et les points de vue pour partager une même vision). L’intérêt sera double : identifier les besoins clés et être capable de formuler les exigences de manière structurée et compréhensible, tout en s’assurant de l’adhésion de tous.

Qui : les entités et acteurs concernés

Quelles sont les parties prenantes concernées par le projet ?
Qui sont les sponsors, l’équipe projet, les dirigeants, les départements impliqués, les clients, les utilisateurs finaux ou encore des organisations externes… ?

Il est important de veiller à n’oublier personne (comme les utilisateurs d’un back-office, le centre de relation clientèle…) et d’identifier leurs rôles (leur influence sur la réussie du projet, leurs attentes et craintes). Il sera également primordial de veiller à maintenir ce plan de communication ciblé (quel type d’information et à quelle fréquence) durant toute la conduite du projet pour vous assurer de leur mobilisation et soutien. Il n’est pas rare de voir les projets échouer en raison d’un manque d’interaction évident entre les différents acteurs. Comment pouvez-vous avoir le soutien de votre direction en cas de dérive, si vous ne l’avez pas tenue suffisamment informée ou alertée ? Comment garantir une qualité de livrable, si vous n’avez pas ou trop tardivement impliqué les utilisateurs finaux dans la construction de votre produit ?

Où : l’environnement interne et externe de votre projet

Dans quel contexte votre projet s’inscrit-il ? Dans quel écosystème existant ou à venir va-t-il évoluer ?
Existe-t-il des interactions avec d’autres projet ?
Si des projets similaires ont été menés, quel est leur retour d’expérience ?
Quelles sont vos forces et faiblesses, menaces et opportunités ?
Quels éléments vous différencient de la concurrence ?
Quels sont les publics cibles et vos personas ?
A quel besoin devez-vous répondre ? Comment toucher votre cible ?
Quelles sont les contraintes internes (RH, techniques, juridiques, …) et externes ?
Où le projet va-t-il être conduit (à l’interne, externalisation, nearshore, offshore…) ?
Avez-vous la capacité à rassembler une équipe projet sur un même site ?

Il est primordial d’avoir une bonne analyse de la situation existante et de pouvoir s’ancrer dans la réalité pour garantir les chances de succès du projet. Cette phase exploratoire permettra souvent de mettre en lumière la valeur ajoutée de votre projet et d’appuyer sa raison d’êtrev.

Quand : les grands jalons dans le temps

Avez-vous identifié les grandes phases ?
Date de début de projet, les grandes tâches, la(es) livraison(s) intermédiaire(s) et finale ?
Existe-t-il des contraintes fortes de planning (une date imposée ou une date légale) ?

Comme expliqué précédemment, plus vous aurez mûri votre projet, plus vous serez à même d’estimer et de planifier la charge de travail des principales activités, sans oublier de prendre en compte la disponibilité des ressources qui doivent les réaliser. Il s’agit d’indiquer des échéances raisonnables et possiblement ajustables pendant l’avancement du projet, selon les aléas que vous pourriez rencontrer. Si vous avez une date butoir qui vous contraint sur les délais, alors vous devrez allouer le budget nécessaire ou réduire le scope.

Encore une fois, même s’il ne s’agit à ce stade que d’un macro-planning, soyez le plus réaliste possible. Les phases de validation sont souvent sous-estimées, ne prenant pas en compte les délais de validation juridique. Autre exemple déjà rencontré, des formations utilisateurs planifiées pendant les congés d’été, alors que la majorité des personnes sont absentes.

Comment : les moyens organisationnels, humains et financiers

Avez-vous identifié une méthodologie projet ?
Quelles instances ? Quelle gouvernance ?

Restez cohérent face à votre organisation et à la maturité de votre projet (cycle en V, itératif ou agile). Probablement par effet de mode ou par attrait pour les promesses de l’agilité, cette approche projet est plébiscitée alors qu’elle ne correspond pas systématiquement à la culture de l’entreprise, ni même au projet.

Quels sont les moyens matériels (machines, outils, logiciels, locaux…) et humains alloués ?
Quelles compétences, expertises et ressources identifiées (internes et/ou externes) ?
Quels rôles, disponibilités pour chacun ?

Avant le lancement du projet, vous devez avoir identifié les ressources indispensables à sa mise en œuvre et anticiper au mieux la gestion de ces dernières pour maintenir une certaine productivité et motivation tout au long du projet.

Quel budget êtes-vous prêt à consacrer ?
Avez-vous les moyens financiers de vos ambitions ou exigences ?
Quel retour sur investissement envisagez-vous ?

Quoi qu’il en soit, votre capacité à respecter l’enveloppe budgétaire qui sera engagée, résidera en grande partie dans la bonne estimation de départ et la marge budgétaire que vous aurez provisionnée, mais également grâce à un pilotage des coûts permettant d’identifier et ajuster d’éventuels écarts. Définir votre expression le plus clairement possible limitera les risques financiers.

En résumé : ne soyez pas avare de questions ! C’est une des clés pour arriver à une définition claire de votre projet et le sécuriser. En outre, cela vous permettra d’identifier et évaluer en amont les principaux risques et de mettre en place des actions préventives. Il n’y a pas de projets sans risques, mais vous pouvez réduire les incertitudes ! Cette phase d’analyse qui va fortement conditionner la réussite ou l’échec de votre projet est une étape complexe, qui peut-être hautement stratégique selon son envergure, c’est pourquoi il ne faut pas hésiter à se faire accompagner. L’apport d’un regard extérieur sera souvent un facilitateur dans la construction de votre expression de besoin.