Digital workplace : vous n’allez quand même pas faire l’impasse sur la conduite du changement ?

La conduite du changement : le volet crucial de l’adoption de votre digital workplace

Les promesses de la digital workplace ont convaincu votre organisation de l’adopter, ou de le faire évoluer s’il est déjà en place. Mais attention, le facteur humain joue un rôle majeur dans la réussite de ce projet ! Une digital workplace peut représenter une rupture majeure avec les processus existants et la culture de l’entreprise. Au-delà de l’unification d’un ensemble d’outils, elle requiert la mise en place d’une démarche qui modifiera les habitudes et les fonctionnements de tous les services et les collaborateurs. Telle une greffe d’organe, le risque de rejet de ce changement est important si ce dernier est perçu comme une menace ; pour qu’il s’initie, il doit être expliqué et compris.

Une politique de conduite du changement, s’avère donc essentielle. Elle sera déterminée selon votre vision de ce à quoi ressemblera votre nouvelle digital workplace et comment elle fonctionnera. Autrement dit, vous devez lui donner une trajectoire et une gouvernance. Par exemple, vous pouvez souhaiter mettre l’accent sur le renforcement de la collaboration ou encore sur le dopage de l’innovation. Rappelez-vous que votre digital workplace doit être alignée sur votre stratégie et votre orientation commerciale pour garantir un impact business probant. 

Pour opérer le changement, embarquez les bonnes personnes

Après avoir défini la trajectoire et la gouvernance, il est temps de s’intéresser aux acteurs du changement que représente l’instauration ou l’évolution d’une digital workplace. Retenez que le manque d'engagement interne est l'une des principales causes d'échec. C’est pourquoi plus vos collaborateurs auront été embarqués tôt, plus le changement sera facile à organiser.

Selon la taille de votre entreprise, un ambassadeur ou une communauté d’ambassadeurs doit être défini. Qui sont-ils ? Des collaborateurs-clés bienveillants qui seront sensibilisés, formés et informés en continu afin qu’ils soient parties prenantes dans la conception du dispositif, qu’ils connaitront sur le bout des doigts. Ils pourront ainsi s’inscrire dans une dynamique d’évangélisation auprès de tous les collaborateurs.

La direction et les managers ont eux aussi toute leur place dans la conduite de ce changement. Sans instructions claires de la part des responsables, les nouvelles idées risquent d’être rapidement ignorées. En l’adoptant, ils montreront qu’ils adhèrent au concept de digital workplace et donneront une véritable impulsion au changement par l’exemple. Sans oublier que les managers sont les mieux placés pour encadrer les nouvelles pratiques. Il ne s’agit pas de rendre l’évangélisation top-down, mais de s’appuyer sur le management pour mener à bien la mission. 

Pour cimenter la conduite du changement, ajoutez la formation

Il est maintenant l’heure d’apprendre aux collaborateurs comment utiliser durablement et efficacement les outils de votre digital workplace. Renforcer les compétences influencera grandement votre politique de conduite du changement. C’est là que nous retrouvons les ambassadeurs : une fois qu’ils auront pleinement compris l’utilisation et la valeur de ces outils, ils pourront les diffuser à un public plus large. Nous pouvons ainsi imaginer des sessions de formation peu chronophages pour ce groupe d’ambassadeurs, en vue de renforcer leurs compétences.

Un autre avantage de former les ambassadeurs plutôt qu’un grand nombre, voire tous les collaborateurs, est l’économie en temps et en budget. Pour soutenir cette démarche, il est judicieux de mettre à disposition davantage de matériel de formation via une gamme d'outils numériques pour ceux qui ont besoin d'une aide supplémentaire. En plus des compétences techniques, vous gagnerez à inclure dans cette formation la manière de prendre la bonne parole et de la prêcher.

D’ailleurs, cette partie de la formation peut couvrir la gestion de changement de la mentalité culturelle, car certains collaborateurs sont plus mûrs que d'autres sur le plan numérique. Différents formats s’offrent à vous pour mener ce changement, telle que la rédaction de directives à l’aide de l’écriture UX ou des sessions à distance prodiguées par des coachs ; tout dépend de votre contexte organisationnel et votre ADN.

Une règle est toutefois commune à tous : évitez d’opter pour une approche « Big Bang », c’est-à-dire avec un seul lancement. Il est préférable d’adopter une approche par étapes, de petits pas, en mettant régulièrement en place les nouveautés. Les collaborateurs embarqués dans la conception et l’évangélisation de votre digital workplace auront ainsi la possibilité de suivre le rythme. Comme toute transformation, l’instauration ou l’évolution d’une digital workplace est une démarche qui doit être personnalisée. Les usages, les modifications de culture et les objectifs sont propres à votre organisation. Définissez dès à présent votre politique de conduite du changement pour que votre projet ne fasse pas un flop !