Digital workplace: tirons des leçons de la crise
Si le Covid-19 a modifié en profondeur notre quotidien et notre système de santé, il a également fortement perturbé l’organisation des entreprises, forcées de déployer une politique de télétravail massif sans être forcément équipées des bons outils. Indéniable catalyseur de transformation numérique, cette crise a aussi été révélatrice de failles dans le déploiement de “digital workplaces”, notamment quand ce dernier a dû se faire à marche forcée.
La conduite du changement, en enjeu critique éminemment évolutif
Le confinement a pris au dépourvu bon nombre d’entreprises françaises pour qui le déploiement d’une digital workplace s’est très vite imposé comme une urgence. Pourtant, ce déploiement précipité a pu vite se cantonner à l’installation d’outils de visioconférence et de partage documentaire pour ces organisations, sans mise en place d’une véritable politique de conduite du changement et de programmes de formation adéquats. En parallèle, si les entreprises ayant déjà déployé une digital workplace semblaient moins en position d’urgence, le télétravail massif pendant plusieurs semaines n’a pas manqué de révéler des failles latentes dans leur propre système de travail digital.
La crise sanitaire a été une urgence à laquelle il a fallu répondre immédiatement. Il convient aujourd’hui d’en tirer les leçons et la première, si ce n’est la plus importante, est que la conduite du changement, mise à mal pendant le confinement dans des entreprises dont la priorité restait la continuité de l’activité, doit évoluer. Levier d’adhésion en interne, elle est souvent perçue comme un one-shot introductif permettant aux équipes de se familiariser avec de nouveaux outils. Pourtant, la conduite du changement doit permettre de ciseler la digital workplace sur-mesure, pour l’adapter à la culture de l’entreprise qui l’accueille et aux objectifs de performance attendus. Mais pour cela, elle repose sur un ensemble d’outils qui sont eux-mêmes en constante évolution. Chaque nouvelle fonctionnalité ouvre de nouvelles possibilités, selon le rôle de chacun au sein de l’organisation.
Dans une logique où la digital workplace doit avant tout servir une meilleure productivité et un meilleur confort pour les employés, il est donc primordial pour les équipes d’investir dans une conduite du changement permanente, afin de ne pas accuser de retard dans l’utilisation de la palette d’outils que peut proposer une digital workplace. Pour ce faire, une instance de gouvernance composée de représentants des métiers et de la transformation est généralement mise en place et chargée d’identifier les outils les plus pertinents à proposer et le rythme de leur déploiement selon différents critères techniques, financiers mais aussi humains.
Et cet enjeu est d’autant plus grand pour les entreprises l’ayant déployé en urgence, qui doivent aujourd’hui instaurer un système stable, accepté par les équipes et dont la bonne utilisation doit rapidement garantir une meilleure productivité.
Une digital workplace vouée à se révolutionner
Si nous pouvons tirer une autre leçon de la crise que nous traversons, c’est que les outils de la digital workplace sont mouvants. Leur évolution est constante et face à un télétravail qui s’inscrit maintenant durablement dans les mœurs, ils n’ont sans doute pas fini d’évoluer pour apporter toujours plus de valeur aux équipes.
Une des questions qui se posent aujourd’hui alors que télétravail et activité présentielle se côtoient chaque jour, est par exemple de réduire la distance entre ces collaborateurs, qui peuvent rapidement faire face à une collaboration moins aisée. Les traditionnels brainstormings devant un tableau blanc sont vite cacophoniques, entre les équipes présentes physiquement créant un canal de communication entre elles et les télétravailleurs pour qui il peut être compliqué d’entendre les échanges ou de prendre la parole efficacement. Il est donc primordial que la digital workplace poursuive sa transformation, pour rapidement proposer de nouveaux outils collaboratifs venant combler cette distance. Le déploiement des tableaux interactifs par exemple reste très limité et quand ils le sont, ils restent sous-exploités par manque de formation des ressources.
La coédition de documents a également montré son importance primordiale ces derniers mois, facilitée par la maturité désormais acquise, d’outils tels que Google ou MS Office.
Les digital workplaces du marché ne cessent d’évoluer, d’améliorer l’expérience utilisateur tout en proposant de nouvelles fonctionnalités. Microsoft Teams s’est par exemple beaucoup enrichi pour devenir un dispositif précieux au travail collaboratif des équipes (visio, chat, agenda, partage de documents, sondages, etc.).
Toutefois, les nouvelles fonctionnalités d’une digital workplace en évolution constante ne sont pas toujours connues des utilisateurs, qui, par ailleurs, utilisent parfois des outils « grand public » non officiels dans leur entreprise, sans pouvoir profiter d’une intégration avec les autres outils, et faisant courir un risque sur la confidentialité des données. Il est donc important d’identifier et de comprendre ces pratiques car elles sont la manifestation de besoins non pourvus de la part des utilisateurs. Besoins auxquels il sera possible de répondre, selon les cas, en faisant évoluer la plateforme ou en adaptant les formations. La mise en place d’un réseau d’ambassadeurs, chargés d’assurer l’animation et la formation à la digital workplace peut être une solution efficace pour également identifier ces besoins.
Enfin, ces workplaces ont souvent hérité une logique principalement mono-tâche alors que les habitudes de travail se fondent bien plus aujourd’hui sur le multitâche, et ce de façon accrue depuis le confinement où chacun a dû apprendre à jongler entre toutes ses missions, le tout à distance (éditer un document pendant une visioconférence tout en répondant à une question rapide via chat…).
Finalement, les progrès à faire sont encore nombreux :
- Les digital workplaces du marché doivent continuer à fluidifier l’expérience utilisateur entre leurs composants toujours plus nombreux
- Chaque entreprise doit chercher à intégrer sa digital workplace et les applicatifs métier pour maximiser les capacités de collaboration
- L’accompagnement du changement et le partage de bonnes pratiques doit devenir permanent au sein des entreprises
La digital workplace n’a donc sans doute pas fini de nous étonner par ses prochaines évolutions, mais les entreprises doivent dès maintenant se donner les moyens de les accueillir pour en tirer le meilleur.
Publié sur HR Voice
