Savoir travailler à distance : un levier d’efficacité et de création de valeur

De nombreuses organisations mènent encore leurs projets en s’imposant la contrainte de la colocalisation (imposer à l’équipe de travailler sur un seul lieu). Progressivement, elles comprennent que cela constitue un véritable risque. Regardons comment éviter le risque et faire de la distance géographique un atout. 

La colocalisation, le mode de travail historique 

Il faut reconnaître qu’il est très facile de trouver de bonnes raisons de demander aux équipes de travailler sur le même lieu géographique : complexité des systèmes, sécurité des données, contrôle, etc. Pour autant, dans la plupart des cas, ces raisons constituent plutôt des prétextes qui permettent d’éviter de sortir d’une zone de confort figée par les habitudes de travail de l’entreprise. 

A tel point que même certaines pratiques agiles comme le management visuel sont des arguments utilisés pour éviter le changement et justifier la nécessité d’une équipe colocalisée. 

Aujourd’hui, l’exigence de performance touche aussi bien des équipes business que des départements IT. Elle nécessite de comprendre les écueils auxquels on fait face en s’imposant ce mode de travail et d’amorcer la transformation nécessaire. 

Quels sont les enjeux d’une équipe colocalisée ? 

Le principal risque touche les compétences impliquées dans les projets digitaux. Ces derniers font appel à des personnes aux talents, aux méthodes de travail et aux attentes dont l’hétérogénéité et parfois la rareté rend le sourcing délicat. Même sur un lieu unique, les habitudes de télétravail au moins partiel se répandent. D’ailleurs, certaines études démontrent la productivité du télétravail.  

Par conséquent, l’organisation qui ne sait pas orchestrer des compétences réparties géographiquement court tout simplement le risque de se limiter à un niveau de compétence moyen car bridé par le lieu, et de se faire dépasser en termes d’efficacité et de création de valeur. 

Un second enjeu porte sur l’exigence de communication entre l’équipe et les parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, en particulier dans les méthodes agiles. Or ces parties prenantes sont fréquemment basées dans des lieux géographiques différents. Savoir maintenir en continu le lien entre les métiers et l’équipe projet indépendamment de la distance est un facteur clé de succès. Là aussi les entreprises qui savent fonctionner ainsi n’hésitent pas à mobiliser des collaborateurs dont les compétences sont éclatées. 

Ce point est d’autant plus important que le développement à l’international est un axe clé de la stratégie pour beaucoup d’organisations. Dès lors, l’incapacité d’une équipe en Europe à intégrer au projet des parties prenantes basées en Asie, aux USA ou en Amérique Latine est un frein pour décliner la stratégie du groupe. 

Comment lever les barrières sur les projets menés à distance ? 

Passée la phase de prise de conscience, la transformation vers un modèle orienté performance peut s’engager avec différentes approches, telles que : 

• L’externalisation complète d’un projet vers une équipe distante mais offrant l’expertise recherchée 

• L’Intégration des ressources distantes à une équipe locale  

Quel que soit le modèle retenu, opérer des projets avec des équipes distantes constitue un savoir-faire qu’il est important d’acquérir. Citons à titre d’exemple deux facteurs clé de succès : 

• Faire se rencontrer les équipes 

Il peut sembler paradoxal qu’un des facteurs clés de succès consiste à assurer des occasions de communication en présentiel ou « face-time » pour les Anglo-saxons. Mais travailler à distance ne signifie pas éviter tout contact. Au contraire, les déplacements à certains moments clés permettent de créer la proximité indispensable pour fluidifier les échanges tout le long du projet. Par exemple, au lancement du projet, au lancement d’une release, ou lors d’une rétrospective. C’est également l’opportunité de transformer ces déplacements ponctuels en moments festifs et de renforcer la cohésion. 

En particulier dans les situations tendues qui ne manquent pas de survenir comme dans tout projet, les solutions seront trouvées plus facilement par des équipes qui se rencontrent régulièrement.  

• Améliorer en permanence l’équipe distribuée 

Le succès du passage aux équipes distantes est conditionné par la capacité à conserver en toute situation un état d’esprit tourné vers l’amélioration. Les difficultés surgissent dans tout projet mais sont amplifiées par la distance. Chaque obstacle peut être l’occasion de décider que le modèle ne fonctionne pas. Le prérequis pour réussir est donc de savoir s’adapter en permanence et d’ajuster l’équipe distribuée.  

Une piste pour maximiser les leviers des équipes distribuées tout en les conciliant avec les bénéfices de la colocalisation est l’organisation en feature teams : des équipes à taille humaine qui se concentrent sur un périmètre du projet. En se basant sur la localisation des meilleures ressources (en termes de rapport coût/compétences/proximité) et en regroupant les personnes aux compétences complémentaires, l’efficacité et la création de valeur sont amplifiées. 

La présence physique du client est également un atout. S’il se situe à proximité d’une partie de l’équipe, il a tout intérêt à venir en immersion, favorisant ainsi les échanges directs, au lieu de se limiter aux échanges via les outils collaboratifs ou de ticketing. Grâce à une organisation distribuée mais organisée en feature teams, on peut contourner le dilemme du beurre et de l’argent du beurre.