Une journée pour lancer la mise en place de Kanban

Par expérience, je partage avec vous un exemple d’animation possible pour introduire et initialiser la transition en Kanban dans une équipe… en une journée d’ateliers ! 

Si vous ne connaissez pas encore Kanban, je vous conseille de regarder la conférence « Kanban pour l’IT » de Laurent Morisseau1.

Icebreaker 

Tout d’abord, j’aime bien démarrer ce genre de journée par un icebreaker / energizer. 

Celui que j’apprécie particulièrement pour les équipes qui découvrent Kanban est le jeu du prénom. En plus de mettre les personnes en mouvement et en action, il commence à introduire les problématiques du multitasking et les bénéfices de la limite de l’en-cours. 

Si vous souhaitez expérimenter ce jeu, les explications d’Henrik Kniberg sont très claires et très complètes pour se lancer.   

 

Présentation du Lean, de l’origine de Kanban et de ses objectifs 

Ensuite je présente rapidement l’histoire de Kanban, ses origines, les principes du Lean, avant d’en venir aux objectifs principaux de Kanban, énumérés dans le visuel ci-dessous. 

 A ce moment-là, nous prenons un moment avec l’équipe pour qu’ils définissent les objectifs qu’ils cherchent à atteindre en mettant Kanban en place. Nous veillons à ce que ces objectifs soient SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes (ou pertinents), inscrits dans le temps). Ces objectifs donnent du sens à la mise en place de Kanban et nous permettront dans quelques mois d’en évaluer les bienfaits et définir des améliorations à effectuer. 
 

Découverte des principes et des pratiques Kanban au travers d’une simulation 

Plutôt que de présenter les principes et pratiques Kanban de manière théorique, je préfère l’aborder au travers d’un jeu de simulation. Celui que je fais jouer souvent pour ces journées de présentation et de mise en place est le Kanban Pizza Game.  

En effet, il permet en deux heures de découvrir et d’expérimenter plusieurs des pratiques Kanban, telles que la visualisation du flux de travail, les limites de l’encours, l’amélioration continue, l’utilisation des boucles de feedback... 
 

Revue des principes Kanban

 

C’est l’étape où je revois avec l’équipe que j’accompagne les principes de Kanban. C’est l’opportunité pour moi d’expliquer que nous n’allons pas révolutionner leur manière de fonctionner d’aujourd’hui : les rôles, les responsabilités et les processus actuels seront conservés. Mais qu’en revanche il est de leur responsabilité de s’approprier le Kanban qui sera mis en place afin de l’améliorer. 
 

Revue des différentes pratiques de Kanban et proposition de mise en place pour l’équipe 

Une fois que les pratiques ont été découvertes au travers du jeu, nous les parcourons une à une afin de voir comment elles peuvent se transposer dans leur domaine. Pour chacune d’entre elles, une fois que la présentation est faite, j’accompagne l’équipe à réfléchir à la mise de la pratique qu’ils pourraient en faire dans leur contexte. 

 

  

A. Visualiser le flux 

Je commence par demander à l’équipe pour qui ils travaillent (quels sont leurs clients ou utilisateurs) et quel est le service qu’ils leur apportent. Il est important de connaitre les clients qui sont à l’origine des demandes. Ainsi l’équipe identifie comment les demandes entrent dans le système. L’idéal est d’impliquer ces personnes dans cette mise en place de Kanban. 

Ensuite, je leur demande de m’expliquer leur flux pour les différents types de demandes qu’ils ont à traiter. En Kanban, nous essayons autant que possible d’avoir une vision globale du flux de valeur. Pas à pas, nous construisons le flux au tableau, jusqu’à la livraison de valeur. Une fois que cela est fait, nous regardons les colonnes qui pourraient avoir du sens dans leur tableau Kanban.  

Ici le but n’est pas de définir un flux qui va correspondre à 100% des demandes de l’équipes, mais à la majorité des demandes.  

B. Rendre les règles de gestions explicite. 

Une fois les colonnes du tableau Kanban définies, je demande à l’équipe de m’expliquer qui travaille sur chaque colonne, et quelles sont les conditions de passage à la colonne suivante. Je continue de prendre des notes sur le tableau. 

C. Limiter le travail en cours 

Je propose ensuite à l’équipe de définir quelques limites dans leur tableau, sans la pousser à définir des limites trop contraignantes. Il s’agit ici d’un démarrage de Kanban. Ils affineront leurs limites avec l’expérimentation. Je profite de ce moment-là pour reparler de la notion de flux tiré et de flux poussé. Je leur propose alors d’avoir deux sous-colonne « En cours » et « Fini » dans chacune de leurs colonnes. Enfin, nous abordons le sujet des urgences, et ils définissent comment les adresser dans un premier temps. 

Si l’intérêt des limites a du mal à être compris par l’équipe, même après le Kanban Pizza Game, certains jeux permettent de mieux appréhender leur intérêt, tels que l’Aeroplane Game.  

D. Gérer le flux 

Pour la gestion du flux, nous abordons la possibilité de mettre en place une réunion quotidienne. Je leur présente les bonnes pratiques pour ce daily Kanban et leur demande s’ils souhaitent le mettre en place dans leur contexte, et si oui, ils définissent ensemble l’horaire de ce point de synchronisation. 

E. Implémenter des boucles de feedback 

A ce moment-là, nous voyons ensemble sur quoi ils souhaitent mettre en place des boucles de feedback : 

• Sur leur produit : souhaitent-ils organiser des démonstrations des fonctionnalités mises en place ? Si oui, à qui ? A quelle fréquence ? 

• Sur la planification de leur travail : à quelle fréquence et comment souhaitent-ils gérer l’approvisionnement et la priorisation des demandes ? Il est possible de définir des cadences fixes (exemple : on réapprovisionne toutes les deux semaines) ou à l’évènement (exemple : on réapprovisionne quand il nous reste moins de X demandes dans notre backlog). Les techniques d’approvisionnement et de priorisation seront abordées plus en détail ultérieurement avec le ou les personnes en charge de cela. 

• Sur leur performance : je leur présente ici les différentes métriques fréquemment utilisées en Kanban et leur utilité. Généralement dans un premier temps, s’ils utilisent un tableau physique et non digital, je leur propose de noter les dates d’entrée et de sortie du système Kanban, ainsi que de compter quotidiennement le nombre de tickets dans chaque colonne. Je leur explique qu’il va falloir du temps et du volume de données pour pouvoir exploiter ces données. Je leur demande donc juste de noter ces informations et leur propose de planifier un point ensemble quelques semaines plus tard pour voir comment ils pourront les exploiter. 

F. S’améliorer de manière collaborative et évoluer de manière expérimentale 

Je leur parle ici des rétrospectives. Autant sur les autres parties de la mise en place de Kanban j’essaie d’accompagner sans pousser à la prise de décision, autant sur cette partie je me permets d’insister pour la planification d’une première rétrospective. Je leur conseille également de définir une récurrence pour les premières rétrospectives. En effet, pour des équipes débutant en Kanban ou en Agile, le réflexe ou le besoin de faire des rétrospectives n’est pas naturel. Je me permets donc d’impulser la dynamique ! 

Nous pouvons également aborder les autres pratiques qui sont fréquemment utilisées en Kanban :  

• Les classes de services : nous reprenons ici les différents types de demandes qu’ils traitent pour voir s’ils veulent en faire des classes de services

• Les couloirs : je leur présente ensuite l’utilisation qu’il est possible de faire des couloirs et ils définissent ensemble si cela fait sens pour eux 

En fin de journée, ils ont donc une idée de ce qu’est Kanban, de ce que cela peut leur apporter, et ils ont initié leur premier Kanban. Généralement, à la fin de la journée, toute l’équipe s’active pour créer le Kanban board sur la base de ce qui a été décidé dans la journée ! Il faut bien insister sur le fait qu’il s’agit d’un point de départ, que c’est leur Kanban et qu’il leur appartient de se l’approprier et de le faire évoluer afin d’en retirer un maximum de bénéfice. 

Bien entendu, l’accompagnement par le coach ne s’arrête pas là : nous demandons aux équipes ce qu’elles attendent du coach. De plus, nous leurs proposons de faire des points réguliers ensemble, du support pour les premiers daily meetings, les premières rétrospectives pour la priorisation et la planification du travail et des livraisons, pour exploiter leurs métriques… 

Deux points de vigilance à garder à l’esprit pour cette journée :  

• Le coach doit veiller à laisser l’équipe concevoir son propre Kanban. Si l’équipe ne le l’approprie pas, il y a de fortes chances qu’elle ne porte pas l’amélioration continue. Le coach sera donc là pour faciliter, accompagner, éventuellement conseiller et lever des points de vigilance s’il en identifie. 

• Si l’équipe n’est pas familière avec l’agilité ou l’amélioration continue, il me semble important que le coach les accompagne quelques temps pour insuffler cet état d’esprit. Il en est de même pour questionner les pratiques et les améliorations possibles. Sans accompagnement, il y a de fortes chances que le Kanban de l’équipe n’évolue pas, et qu’elle se retrouve quelques mois plus tard avec exactement les mêmes problématiques qu’avant le passage en Kanban ! 

Les images de cet article sont issues de fiches Kanban que nous avons créées et que nous distribuons à l’issue de nos formations et sensibilisations Kanban.  

Vous pouvez télécharger la version française ou la version anglaise :