Valeurs Agile - Animer un atelier pour promouvoir la coopération

Qui dit agilité dit promotion de la collaboration et de la coopération dans les équipes. Dans l’idéal, c’est au top management d’incarner en premier lieu les valeurs de l’agilité.

Dans le cadre d’une transformation Agile les managers sont donc formés. Mais descendre de manière formelle des informations n’est pas toujours suffisant pour mettre les managers en mouvement. Il est nécessaire de leur permettre de construire leur apprentissage à travers des situations pratiques, via des ateliers ludiques.

C’est dans ce contexte qu’un de mes collègues de SQLI Consulting m’a demandé de lui apporter quelques idées d’atelier sur la coopération dans une équipe de managers d’une DSI client.

Ignorant le degré de “gamifitude” (oui mot totalement inventé pour indiquer le degré d’acceptation des participants à travailler via des serious games), mon approche a donc été de proposer :

Une séquence d’animation très ludique : en introduction, afin de permettre aux participants de briser la glace tout en coopérant ensemble, simplement, sans enjeu politique…
…suivie d’une séquence plus sérieuse de travail afin de permettre aux participants de réfléchir ensemble sur l’amélioration ou la résolution de leurs problématiques de coopération.

Restait à identifier comment animer ces 2 séquences. Voici donc quelques idées d’atelier.

Ateliers très classiques

**1/ Atelier Lean de résolution de problème avec les outils Diagramme d’Ishikawa* + 5M**

Etape 1 : Positionner sur le diagramme en arrêtes de poisson l’objectif de l’atelier : “augmenter la collaboration entre les membres de l’équipe”

Etape 2 : En brainstorming écrit (par post-it), chaque participant identifie les éléments (les causes) pouvant permettre cette meilleure collaboration, et ce suivant les 5 axes (les 5M) ci-dessous :

– Matières : les éléments en entrée, les fournisseurs…

-Matériel : l’équipement, les machines, les logiciels…

-Méthodes : les processus, les modes opératoires, les façons de travailler…

-Main d’œuvre : les humains, les compétences, la formation…

-Milieu : le contexte, l’environnement…

Etape 3 : En pléniere, chaque participant partage et échange sur les éléments identifiés. Ceux-ci sont regroupés par thématiques.
Etape 4 : Des actions sont ensuite identifiées par les participants pour agir sur les différentes causes permettant une meilleure collaboration.

Variation : demander aux participants de n’identifier des actions que sur les éléments les plus impactants, d’après eux, pour améliorer leur collaboration. La sélection des dits éléments peut se faire par vote des participants (top 3 pour chacun, ou vote n/3**) ou par positionnement des actions dans une matrice impact/effort***.

Pour plus d’informations :

* : Le diagramme de causes et effets, ou diagramme d’Ishikawa, ou diagramme en arêtes de poisson, est un outil utilisé dans la gestion de la qualité. Ce diagramme représente de façon graphique les causes aboutissant à un effet. Il est habituellement recommandé d’identifier les causes de l’événement sous cinq aspects différents, résumés par le sigle et moyen mnémotechnique 5M.

** Le vote n/3 signifie que chaque votant disposera d’un nombre de voix équivalent aux n éléments à sélectionner divisé par 3. Exemple : si 12 éléments ont été identifiés alors chacun aura 4 voix. Cette technique vient du Lean management.

*** Matrice impact/effort : outil de priorisation d’idées en fonction de critères de faisabilité et d’efficacité.

2/ Atelier solution focus (orienté vision positive)

Etape 1 : chaque participant identifie la situation idéale (cible) de coopération dans l’équipe. Chacun fournit des exemples concrets, et précise comment il visualise cette situation cible idéale, comment les autres verraient que la cible est atteinte …

Variation : utiliser des photos ou cartes du type jeu “dixit” pour aider à représenter la cible.

Etape 2 : sur une échelle de 1 à 10, vis à vis de la situation cible, chaque participant indique où il se situe (10 étant la position la plus proche de la cible). Chacun indique les éléments déjà présents qui font qu’il s’est positionné à ce niveau de l’échelle. “Qu’est-ce qui fait que j’en suis déjà là ?”. Le regard est porté sur le positif et les éléments présents, non les éléments manquants.
Dernière étape, chaque participant indique le petit pas, le “plus 1”, pour atteindre la cible idéale de coopération dans l’équipe.

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3/ Opération sabotage

Demander à chaque participant « Comment faire en sorte de ne jamais avoir de coopération au sein de votre équipe ? », « Que feriez-vous pour vous assurer de ne jamais coopérer ? »

Nota : les participants vont donc coopérer dans cet atelier pour ne pas coopérer :). Une fois les obstacles à la coopération identifiés, les actions pour les lever sont à définir.

4/ « Remember the future »

Pitch de l’atelier : “Vous êtes en janvier 2019, la coopération entre vous est instaurée dans l’équipe. A quoi le voyez-vous ? Comment l’avez-vous mis en place ? Remontez le temps, mois par mois, depuis janvier 2019 et indiquez ce que vous avez fait.”

Variation : combiner cette animation d’atelier avec le jeu “la vie en rose et noir”. Séparer les participants en 2 groupes : une équipe rose décrivant la situation où la coopération est présente et une équipe noire décrivant la situation où rien ne va, où aucune coopération n’existe.

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Ateliers plus ludiques :

5/ Le jeu des trombones

A renommer Mac Gyver ? 😉

L’objectif de l’atelier est de coopérer pour trouver un maximum d’utilisations à des trombones. Les participants sont amenés à échanger et à formuler des feedbacks sur l’apport de la coopération.

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6/ Wide band Delphi

Etape 1 : L’animateur indique une destination lointaine (ex : Ushuaia). Chaque participant doit fournir une estimation de la distance (en km) nécessaire pour atteindre cette destination. Seule l’expertise personnelle doit être utilisée, pas d’échange ou utilisation du smartphone ou autre moyen extérieur n’est possible. Les différentes estimations sont ensuite collectées.

Etape 2 : Les participants travaillent désormais tous ensemble pour affiner ces premiers chiffres. Une estimation finale est déterminée par le groupe, en coopération.
Etape 3 : L’animateur indique la véritable distance pour comparaison avec les différentes estimations données tout au long de l’atelier.
Etape 4 : Debrief et échanges sur les écarts entre estimations données seul, versus estimation en coopération versus distance réelle. Certes, la phase de coopération pour définir une estimation est plus chronophage que celle de l’estimation effectuée seul, mais les résultats sont de meilleure qualité ! “Seul, on va plus vite ensemble, on va plus loin”.

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7/ Le jeu des bâtons

Les participants sont installés en rond, à une distance bras tendu de son voisin de devant. Au signal, chacun lâche doucement son bâton vers l’arrière de façon à ce que son équipier de derrière le rattrape. Dans le même temps, il avance d’un pas pour récupérer le bâton lâché par son équipier de devant.

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8/ Le jeu des 5 carrés

Ce jeu est valable pour des équipes de 5 personnes, les autres membres étant placés en tant qu’observateurs. 5 enveloppes sont préparées, contenant chacune 3 morceaux dispersés de 5 carrés. Les 5 équipiers ont dans l’ensemble la totalité des pièces nécessaires pour reconstituer les 5 carrés. Chacun seul doit reconstituer son carré. Le jeu est terminé quand tous les carrés sont reconstitués

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Il est bien sûr possible d’utiliser d’autres jeux très connus démontrant la puissance de l’intelligence collective et donc de la collaboration :