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Digital workplace : vous n’allez quand même pas faire l’impasse sur la conduite du changement ?

Le basculement vers la digital workplace est désormais i-né-vi-table ! Ce dispositif unifiant les outils du quotidien offre des avantages que l’on ne présente plus : travail individuel et en équipe plus efficace, échanges fluidifiés et meilleure expérience collaborateur, qui sont d’ailleurs les moteurs du travail à distance. Si vous avez manifestement anticipé le volet technologique, qu’en est-il de la conduite du changement ?

 

La conduite du changement : le volet crucial de l’adoption de votre digital workplace

Les promesses de la digital workplace ont convaincu votre organisation de l’adopter, ou de le faire évoluer s’il est déjà en place. Mais attention, le facteur humain joue un rôle majeur dans la réussite de ce projet !

Une digital workplace peut représenter une rupture majeure avec les processus existants et la culture de l’entreprise. Au-delà de l’unification d’un ensemble d’outils, elle requiert la mise en place d’une démarche qui modifiera les habitudes et les fonctionnements de tous les services et les collaborateurs. Telle une greffe d’organe, le risque de rejet de ce changement est important si ce dernier est perçu comme une menace ; pour qu’il s’initie, il doit être expliqué et compris.

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Une politique de conduite du changement s’avère donc essentielle. Elle sera déterminée selon votre vision de ce à quoi ressemblera votre nouvelle digital workplace et comment elle fonctionnera. Autrement dit, vous devez lui donner une trajectoire et une gouvernance. Par exemple, vous pouvez souhaiter mettre l’accent sur le renforcement de la collaboration ou encore sur le dopage de l’innovation. Rappelez-vous que votre digital workplace doit être alignée sur votre stratégie et votre orientation commerciale pour garantir un impact business probant.

 

Pour opérer le changement, embarquez les bonnes personnes

Après avoir défini la trajectoire et la gouvernance, il est temps de s’intéresser aux acteurs du changement que représente l’instauration ou l’évolution d’une digital workplace. Retenez que le manque d’engagement interne est l’une des principales causes d’échec. C’est pourquoi plus vos collaborateurs auront été embarqués tôt, plus le changement sera facile à organiser.

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Selon la taille de votre entreprise, un ambassadeur ou une communauté d’ambassadeurs doit être défini. Qui sont-ils ? Des collaborateurs-clés bienveillants qui seront sensibilisés, formés et informés en continu afin qu’ils soient parties prenantes dans la conception du dispositif, qu’ils connaitront sur le bout des doigts. Ils pourront ainsi s’inscrire dans une dynamique d’évangélisation auprès de tous les collaborateurs.

La direction et les managers ont eux aussi toute leur place dans la conduite de ce changement. Sans instructions claires de la part des responsables, les nouvelles idées risquent d’être rapidement ignorées. En l’adoptant, ils montreront qu’ils adhèrent au concept de digital workplace et donneront une véritable impulsion au changement par l’exemple. Sans oublier que les managers sont les mieux placés pour encadrer les nouvelles pratiques. Il ne s’agit pas de rendre l’évangélisation top-down, mais de s’appuyer sur le management pour mener à bien la mission.

 

Pour cimenter la conduite du changement, ajoutez la formation

 

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Il est maintenant l’heure d’apprendre aux collaborateurs comment utiliser durablement et efficacement les outils de votre digital workplace. Renforcer les compétences influencera grandement votre politique de conduite du changement. C’est là que nous retrouvons les ambassadeurs : une fois qu’ils auront pleinement compris l’utilisation et la valeur de ces outils, ils pourront les diffuser à un public plus large. Nous pouvons ainsi imaginer des sessions de formation peu chronophages pour ce groupe d’ambassadeurs, en vue de renforcer leurs compétences.

Un autre avantage de former les ambassadeurs plutôt qu’un grand nombre, voire tous les collaborateurs, est l’économie en temps et en budget. Pour soutenir cette démarche, il est judicieux de mettre à disposition davantage de matériel de formation via une gamme d’outils numériques pour ceux qui ont besoin d’une aide supplémentaire. En plus des compétences techniques, vous gagnerez à inclure dans cette formation la manière de prendre la bonne parole et de la prêcher. D’ailleurs, cette partie de la formation peut couvrir la gestion de changement de la mentalité culturelle, car certains collaborateurs sont plus mûrs que d’autres sur le plan numérique.

Différents formats s’offrent à vous pour mener ce changement, telle que la rédaction de directives à l’aide de l’écriture UX ou des sessions à distance prodiguées par des coachs ; tout dépend de votre contexte organisationnel et votre ADN. Une règle est toutefois commune à tous : évitez d’opter pour une approche « Big Bang », c’est-à-dire avec un seul lancement. Il est préférable d’adopter une approche par étapes, de petits pas, en mettant régulièrement en place les nouveautés. Les collaborateurs embarqués dans la conception et l’évangélisation de votre digital workplace auront ainsi la possibilité de suivre le rythme.

Comme toute transformation, l’instauration ou l’évolution d’une digital workplace est une démarche qui doit être personnalisée. Les usages, les modifications de culture et les objectifs sont propres à votre organisation. Définissez dès à présent votre politique de conduite du changement pour que votre projet ne fasse pas un flop !

 

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Pour rester compétitive, votre organisation doit transformer son mode de fonctionnement pour aider vos collaborateurs à être productifs, où qu’ils soient et à tout moment.

Aujourd’hui nous le savons, la réussite commerciale repose sur la connectivité, la collaboration et la capacité d’une entreprise à prendre des décisions en temps réel.

La clé du succès réside dès lors dans l’implémentation efficace et stratégique d’un système capable de stimuler l’efficacité opérationnelle de tous ainsi que de maintenir des relations sociales.

Mais quel système ? Quel système peut vous permettre de favoriser des échanges rapides entre vos équipes, vous faire gagner en productivité et vous accompagner dans votre stratégie d’entreprise ?

Notre réponse : la Digital Workplace.

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  • Ce qu’est exactement une Digital Workplace
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[Replay] Quelle ambition donner à votre Digital Workplace ?

Un projet de Digital Workplace peut devenir un véritable casse-tête.

Heureusement il existe des solutions pour faciliter cette transition.

Grâce à plusieurs étapes clés présentées par nos experts, vous pourrez enfin aborder cette transformation l’esprit serein.

En complément, vous découvrirez le cas concret de mise en place d’une Digital workplace pour la SPA avec Bruno Lhoste, son DSI.

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Quels sont les principaux enjeux et les atouts apportés par une Digital Workplace ? A quels besoins permet-elle de répondre ? Quels sont les fonctionnalités et services proposés par la plateforme Modern Workplace Microsoft 365 ? Quels sont les facteurs clés de réussite d’un tel projet ?

Nos experts répondent à toutes vos questions !

[REPLAY WEBINAR] S'appuyer sur les enseignements de la crise pour repenser le travail collaboratif

Les entreprises ont été confrontées à des situations inédites qu’elles ont dû gérer dans l’urgence. Le fonctionnement des entreprises a brutalement changé initiant de nouvelles façons de collaborer et de communiquer. L’enjeu pour de nombreuses organisations est de saisir cette situation comme une opportunité de se réinventer en pérennisant les changements positifs générés par la crise sanitaire.

SQLI s’associe à LumApps pour vous accompagner dans la mise en place de ces changements bénéfiques à l’aide d’une plateforme sociale et collaborative pour connecter, informer et engager tous vos employés.

Les sujets abordés lors de ce webinar :

  • Assurer la continuité de son activité et adapter son organisation pour faire face à un monde en perpétuelle mutation.
  • Garder le lien avec tous ses collaborateurs, y compris ceux travaillant à distance ou sur le terrain
  • Garantir la transparence et l’accès à l’information pour tous les employés.
  • Favoriser les échanges entre les collaborateurs et casser les silos entre les équipes.

 

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Modern Workplace : Comment bien le mettre en place ?

Aujourd’hui, les salariés sont de plus en plus amenés à travailler de chez eux et à devoir, pour certains, apprendre de toutes nouvelles méthodes de travail et d’utilisation des outils collaboratifs. C’est pourquoi les entreprises sont en train de prendre conscience des opportunités et des bénéfices que présente le Modern Workplace. La mise en place d’un tel dispositif permettra aux employés de travailler plus efficacement individuellement, en équipe et à distance.

 

CO-CONSTRUIRE LE MODERN WORKPLACE AVEC LES COLLABORATEURS

Tout d’abord, mettre en place un Modern Workplace c’est offrir aux collaborateurs les moyens de travailler ensemble de façon plus flexible, plus mobile, de n’importe où et depuis n’importe quel terminal. L’utilisateur est au centre du Modern Workplace ; ses besoins doivent donc être récoltés dès le début de la mise en place de cette solution. Lors de son installation, il faut penser au meilleur déroulement possible pour le travail en équipe, les besoins des utilisateurs se basant sur des axes qui sont la communication, la coordination et la facilitation. L’aspect humain est ainsi à considérer au même niveau que le volet technique.

 

CHOISIR LES BONS OUTILS POUR LES BONS USAGES

L’entreprise doit définir l’utilisation précise de chaque outil, de ses fonctionnalités, son usage, son utilité pour l’utilisateur et comment son travail sera facilité au quotidien. Les choix doivent être pris en pensant toujours à l’utilisateur en premier.

Les outils du Modern Workplace servent à la fois à la production individuelle et à la production collective. Par exemple, les collaborateurs ont besoin de pouvoir facilement communiquer entre eux mais également avec des personnes externes sur ces mêmes outils. L’aspect portail est également important pour la communication à l’échelle d’une communauté ou de toute l’entreprise (exemple : Intranet), ainsi que l’aspect social qui correspond à un lieu d’échange entre collègues (exemple : réseau social d’entreprise).

Il arrive que les outils choisis par l’entreprise ne conviennent pas aux besoins exacts de l’utilisateur, c’est pourquoi l’élaboration de scénarios d’usage est essentiel pour une bonne mise en place du Modern Workplace.

 

METTRE EN PLACE UN GUIDE D’UTILISATION & UNE GOUVERNANCE

Les collaborateurs peuvent se poser de nombreuses questions concernant les utilisations : pourquoi utiliser davantage Teams pour faire des ‘calls’ et pas Skype ? Où et pourquoi partager ses documents pour gagner du temps ? Comment améliorer et gagner du temps sur des projets collaboratifs ?

L’idée de mettre en place une gouvernance permet de définir les usages, les guidelines harmonisées et de les communiquer aux collaborateurs. Ainsi un guide d’utilisation détaille les fonctionnalités des outils et permet d’expliquer à quel usage correspond un outil. Les utilisateurs et les nouveaux arrivants dans l’entreprise peuvent donc plus rapidement prendre en main les outils digitaux.

La gouvernance est assurée par un comité composé de personnes venant de différents services liés à la solution, qui vont avoir la vision sur le déploiement et l’évolution du Modern Workplace.

 

UN AMBASSADEUR POUR ACCOMPAGNER ET RÉPONDRE AUX QUESTIONS

L’utilisateur va être amené à travailler au quotidien avec ces outils et ne pas toujours savoir comment les utiliser, comment gérer les bugs (parce que oui ils sont inévitables !), à quelle fréquence effectuer les mises à jour, etc. C’est pourquoi avoir un collaborateur-ambassadeur qui puisse répondre aux questions a un vrai rôle à jouer dans la bonne prise en main du Modern Workplace. Il assure, en effet, le bon déroulement de la conduite du changement impliqué par le dispositif. C’est pourquoi un plan d’accompagnement des collaborateurs doit être directement mis en place dès le début du développement du Modern Workplace dans l’entreprise.

 

UNE COLLABORATION ENTRE SERVICES

Globalement, la collaboration entre les services assure la bonne instauration d’un Modern Workplace. On pense en premier lieu à la collaboration entre la DSI et les RH dont les rôles sont cruciaux. Les RH, ont de leur côté la connaissance sur les collaborateurs et savent comment les contacter, lesquels contacter et peuvent donc rapidement remonter leurs besoins aux bons interlocuteurs, aidant ainsi la DSI à choisir et mettre en place les bons outils. Le comité créé pour la gouvernance peut donc être composé de personnes de ces deux métiers. D’autres services sont également impliqués dans cette démarche comme la Communication et la Direction.

 

La clé de la bonne installation d’un Modern Workplace est de ne pas sous-estimer les collaborateurs, leurs envies et leurs besoins pour travailler efficacement et de manière plus autonome. Vous l’aurez compris, un Modern Workplace présente de nombreux points positifs pour l’entreprise (avantage concurrentiel et meilleure productivité) et pour l’employé (gain en autonomie, exercice de son métier rendu plus efficace en éliminant les tâches répétitives, etc.). Le Modern Workplace est un véritable atout au développement de l’entreprise et à son évolution vers un environnement stimulant pour les salariés.

Digital workplace : DSI et RH, ensemble sinon rien

L’arrivée d’une nouvelle génération, à la recherche de plus de flexibilité et de mobilité, pousse plus que jamais les usages professionnels à évoluer. Vouées à suivre ce mouvement pour rester attractives, les entreprises se dotent progressivement d’une nouvelle priorité : le déploiement d’un “digital workplace”. Cet environnement moderne et numérique ne peut exister sans un travail conjoint de plusieurs acteurs complémentaires (les différentes directions métier, la communication, etc.) dont le pilier reste la DSI. Cependant, un rôle est très et trop fréquemment sous-estimé, celui des RH.

 

Cette digitalisation de l’espace de travail recouvre de nombreuses définitions et réalités. Pour 74% des entreprises françaises, il s’agit d’une application de communication unique avec un accès centralisé à toutes les applications métiers et pour 75%, c’est un bureau mobile (environnement de travail mobile, tablette, smartphone, etc.) avec une multitude d’applications accessibles. Quelle que soit la définition, votre objectif restera le même : offrir à vos collaborateurs les moyens de travailler ensemble de façon plus flexible, plus mobile, de n’importe où et depuis n’importe quel terminal. Dans le déploiement de cet environnement numérique, 97% des entreprises considèrent la DSI comme le moteur central. Pourtant, ne sous-estimez pas le rôle d’un autre acteur : celui des RH. Contact privilégié des collaborateurs et garantes du lien entre la direction, les équipes et la DSI, les RH assurent la qualité de l’expérience collaborateur. Cette dernière est amenée à être profondément modifiée par un environnement de travail lui-même chamboulé. Si vous n’envisagez pas votre projet de digital workplace de façon transverse, c’est l’engagement de vos collaborateurs et la performance globale de votre entreprise qui risquent d’être pénalisés.

 

Co-définir les usages

Dès les prémices du projet, les RH prennent toute leur place aux côtés de la DSI. Le digital workplace change en profondeur les habitudes de travail. Les challenges techniques menées par la DSI doivent côtoyer la conduite du changement qui relève plutôt des compétences RH. Et pour cela, le travail de définition des nouveaux usages doit être collaboratif. Les RH sont le contact direct des équipes, elles peuvent faire remonter leurs besoins concrets dans ce déploiement et accompagner la DSI dans l’identification des usages les plus efficaces et adaptés à chaque métier. Certains affirmeront par exemple leur envie d’une plateforme de travail collaborative comme Office 365 tandis que d’autres souhaiteront pousser plus loin avec l’installation d’un assistant digital ou d’un logiciel de reconnaissance automatique de la parole. C’est en participant activement à la co-définition de ces usages que les RH aideront la DSI à instaurer un environnement de travail numérique adapté aux collaborateurs, et à leur besoin de flexibilité et d’efficacité.

L’impact d’un digital workplace est également organisationnel et amène une redéfinition de certains rôles au sein des équipes. Souvent laissés de côté au profit des déploiements technologiques, ces changements peuvent malgré tout fragiliser une structure s’ils ne sont pas pris en compte et expliqués aux collaborateurs. Chacun doit pouvoir trouver sa place et les RH sont une ressource précieuse pouco-définir ces nouveaux rôles. N’hésitez pas à créer une instance réunissant RH et DSI pour échanger sur les impacts organisationnels et leurs conséquences afin de clarifier et expliquer le rôle de chacun.

 

Impliquer les équipes et révéler les potentiels

Un des risques que vous encourez avec l’installation de ce digital workplace, au-delà des premiers tâtonnements technologiques, reste l’effet de blocage potentiel. En tant qu’interlocuteur privilégié des équipes, les RH sont un rouage stratégique pour contourner ce problème d’adhésion et faire de l’intelligence collective le pivot de ce projet. La Direction de la Communication peut aussi représenter un allié de choix ici.

La première étape réside dans la présentation, via les RH, la DSI et la Communication conjointement, du projet de plateforme numérique aux équipes. Pourquoi ne pas même envisager la tenue d’une session ouverte de questions et réponses pour lever certains doutes, convaincre de l’efficacité des nouvelles applications pour un travail collaboratif ou identifier les interlocuteurs les plus motivés ? Ces derniers pourront être prêts à endosser le rôle d’ambassadeurs ou de relais de proximité. Ils pourront par la suite porter et défendre le changement en interne, sensibiliser leurs collègues aux bienfaits de cette nouvelle plateforme ou encore faire remonter les meilleures applications de ces nouveaux usages, pour ainsi motiver même les plus réfractaires.

Vous pouvez également envisager l’implication, en avance de phase, des instances représentatives du personnel, en contact direct avec les RH et qui par leur biais peuvent faire remonter les contraintes terrain et les impératifs à prendre en compte de la part de la DSI.

 

Former aux nouveaux outils et enjeux

78% des DSI plébiscitent la formation pour faire adhérer les membres des équipes aux outils du digital workplace. Après l’implication des équipes, c’est en effet le deuxième pilier pour un déploiement serein et sans blocage. Et les RH prennent une nouvelle fois toute leur importance dans l’accompagnement des collaborateurs pour apprendre aux collaborateurs à utiliser cet espace et à en tirer profit pour gagner en temps et en flexibilité.

Avec l’installation d’un espace de travail numérique, vos collaborateurs vont devoir faire face à de nouveaux enjeux sécuritaires propres au digital comme la protection des données personnelles (changement régulier des mots de passe, etc.), le respect du RGPD ou le stockage sécurisé des données. Là encore, il est primordial que DSI et RH trouvent un langage commun et fassent jouer leurs synergies. Garante de la sécurité des données, la DSI peut identifier en amont et dès le début du projet tous ces enjeux tandis que les RH ont les ressources pour identifier les personnes clés à sensibiliser.

Ces deux métiers sont à envisager comme une seule et même équipe dont les complémentarités vous aideront à y voir plus clair et à accompagner la digitalisation efficace de votre structure.

 

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